Dịch vụ, thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật công ty tại An Giang

Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật là điều không thể tránh khỏi. Nguyên nhân có thể đến từ việc thay đổi cơ cấu quản lý, thay đổi chiến lược kinh doanh, hoặc lý do cá nhân của người đại diện hiện tại. Bài viết này Toán An Giang sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, mới nhất và đầy đủ nhất về hồ sơ, quy trình, điều kiện, cũng như các lưu ý quan trọng khi thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật.

Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho công ty trong quan hệ pháp lý, ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước, và thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác được pháp luật quy định hoặc Điều lệ công ty giao phó. Quy định pháp luật liên quan:

  • Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2020

  • Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Theo đó, người đại diện theo pháp luật không bắt buộc phải là thành viên góp vốn, nhưng phải đáp ứng các điều kiện nhất định.

Khi nào cần thay đổi người đại diện pháp luật công ty tại An Giang?

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò trung tâm trong hoạt động của doanh nghiệp, là người nhân danh công ty ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch, và chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật. Do đó, bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến người đại diện đều cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật trong các trường hợp sau:

Thay thế người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp bổ nhiệm một cá nhân mới đảm nhiệm vị trí người đại diện, thay thế cho người cũ do nghỉ việc, chuyển công tác, hoặc không còn đủ điều kiện đảm nhiệm chức vụ này.

Người đại diện thay đổi thông tin cá nhân

Các thông tin trên giấy tờ pháp lý của người đại diện như Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD), hộ chiếu, hoặc địa chỉ cư trú có sự thay đổi.

Ví dụ: Người đại diện được cấp CCCD mới, thay đổi nơi thường trú, hoặc đổi hộ chiếu.

Thay đổi chức danh của người đại diện

Người đại diện vẫn giữ nguyên nhưng chức danh trong công ty thay đổi, chẳng hạn từ Giám đốc sang Tổng giám đốc, hoặc từ Chủ tịch Hội đồng thành viên sang Giám đốc điều hành.

Bổ sung hoặc giảm số lượng người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp quyết định có thêm người đại diện thứ hai hoặc nhiều hơn để thuận tiện cho việc điều hành.

Ngược lại, nếu giảm số lượng người đại diện, công ty cũng cần làm thủ tục thay đổi để cập nhật trên giấy đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ cơ bản gồm:

  1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu Phụ lục ban hành kèm Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

  2. Bản sao hợp lệ CCCD/Hộ chiếu/CMND của người đại diện mới.

  3. Giấy ủy quyền (nếu không trực tiếp thực hiện thủ tục).

  4. Các giấy tờ nội bộ tùy loại hình doanh nghiệp:

    • Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu.

    • Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Nghị quyết, quyết định và biên bản họp Hội đồng thành viên.

    • Công ty cổ phần:

      • Nếu thay đổi chức danh đại diện: Nghị quyết và biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

      • Nếu không thay đổi chức danh: Nghị quyết, quyết định và biên bản họp Hội đồng quản trị.

Quy trình thay đổi người đại diện pháp luật công ty tại Kế Toán An Giang

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên. Hồ sơ cần đảm bảo chính xác tuyệt đối để tránh bị từ chối.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Có 3 hình thức nộp:

  • Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở.

  • Trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

  • Qua bưu điện.

Bước 3: Nhận kết quả

  • Thời gian xử lý: 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

  • Lệ phí: 100.000 VNĐ (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).

  • Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận thông tin người đại diện mới hoặc thông báo từ chối kèm lý do.

Điều kiện thay đổi người đại diện pháp luật công ty tại An Giang

Trước khi tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL), doanh nghiệp cần đảm bảo người được dự kiến bổ nhiệm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định pháp luật. Việc lựa chọn người không đủ điều kiện có thể khiến hồ sơ bị cơ quan có thẩm quyền từ chối hoặc phát sinh rủi ro pháp lý sau này.

Căn cứ Điều 12 và Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2025, các điều kiện cơ bản gồm:

Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ

  • Từ đủ 18 tuổi trở lên.
  • Không bị Tòa án tuyên bố mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
  • Không thuộc trường hợp có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
    Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo người đại diện có khả năng nhận thức, quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp

Theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2025, các đối tượng bị cấm bao gồm:

  • Cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để kinh doanh thu lợi riêng.
  • Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định pháp luật.
  • Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp công an nhân dân (trừ trường hợp được cử đại diện phần vốn góp nhà nước).
  • Cán bộ lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp nhà nước (trừ trường hợp được cử đại diện vốn góp).
  • Người chưa thành niên; người mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn nhận thức.
  • Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, tạm giam, chấp hành án phạt tù, biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc; người bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc hành nghề.
  • Các trường hợp khác theo quy định tại Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.

Đáp ứng điều kiện cư trú tại Việt Nam (trong hầu hết trường hợp)

  • Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một NĐDTPL cư trú tại Việt Nam.
  • Nếu doanh nghiệp chỉ có một NĐDTPL, người đó bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam.
  • Trường hợp có nhiều NĐDTPL, ít nhất một người phải cư trú trong nước.

Đáp ứng yêu cầu riêng của ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh có điều kiện (ví dụ: dịch vụ bảo vệ, giáo dục, tài chính…), người đại diện theo pháp luật có thể cần thỏa mãn các tiêu chuẩn bổ sung về chuyên môn, chứng chỉ, kinh nghiệm… theo quy định pháp luật chuyên ngành.

Đáp ứng tiêu chuẩn theo Điều lệ công ty (nếu có)

Điều lệ doanh nghiệp có thể đặt ra thêm các tiêu chuẩn như trình độ chuyên môn, số năm kinh nghiệm hoặc các tiêu chí khác. Người được bổ nhiệm phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này.

Lời khuyên: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ các điều kiện trên đối với ứng viên trước khi nộp hồ sơ. Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của quyết định bổ nhiệm mà còn giúp thủ tục thay đổi người đại diện diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tránh rủi ro pháp lý về sau.

Lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện

Để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra thuận tiện, an toàn và không gián đoạn, sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các công việc sau:

Thông báo và cập nhật thông tin

  • Gửi thông báo cho khách hàng và đối tác về người đại diện mới.
  • Cập nhật thông tin chữ ký số theo dữ liệu mới.
  • Thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng của công ty.
  • Báo cáo, cập nhật với cơ quan bảo hiểm và các cơ quan quản lý liên quan.

Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan

  • Công ty TNHH 1 thành viên: Nếu việc thay đổi người đại diện kéo theo thay đổi chủ sở hữu, cần tiến hành thủ tục chuyển nhượng công ty.
  • Chuyển nhượng vốn: Nếu người đại diện mới đồng thời nhận chuyển nhượng phần vốn góp, cần kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho bên chuyển nhượng và nộp thuế nếu phát sinh nghĩa vụ.
  • Người đại diện cũ giữ chức vụ khác: Nếu họ là trưởng chi nhánh, trưởng văn phòng đại diện hoặc phụ trách địa điểm kinh doanh, công ty cần làm thủ tục thay đổi nhân sự tại các đơn vị này (nếu cần).
  • Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Nếu doanh nghiệp sở hữu giấy phép con (giấy phép đủ điều kiện kinh doanh), cần điều chỉnh thông tin giấy phép theo dữ liệu người đại diện mới.

Lợi ích khi thay đổi người đại diện pháp luật công ty tại Kế Toán An Giang

Việc hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL) không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo luật định, mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Nếu nhìn nhận đây không đơn thuần là thủ tục hành chính, mà là bước đi chiến lược trong quản trị, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những lợi ích rõ rệt sau:

  • Đảm bảo hiệu lực pháp lý cho mọi giao dịch: Khi thông tin NĐDTPL mới được cập nhật trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, mọi hợp đồng, văn bản và giao dịch do người này ký với tư cách đại diện công ty sẽ được đảm bảo giá trị pháp lý. Điều này giúp loại bỏ rủi ro hợp đồng bị tuyên vô hiệu hoặc tranh chấp liên quan đến thẩm quyền ký kết, tạo sự an tâm cho cả doanh nghiệp lẫn đối tác.

  • Tạo thuận lợi cho hoạt động vận hành hằng ngày: Với thông tin đã được cập nhật hợp lệ, NĐDTPL mới có thể nhanh chóng thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong việc điều hành công ty, làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan và các cơ quan quản lý khác mà không gặp vướng mắc pháp lý. Nhờ đó, các hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

  • Thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp và minh bạch: Doanh nghiệp chủ động, kịp thời cập nhật thông tin về NĐDTPL sẽ tạo dựng hình ảnh một đơn vị tuân thủ pháp luật, chuyên nghiệp trong quản trị. Đây là yếu tố quan trọng để củng cố uy tín, tăng niềm tin của khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.

  • Phòng ngừa rủi ro pháp lý và tài chính: Luật quy định doanh nghiệp phải thông báo thay đổi NĐDTPL trong vòng 10 ngày kể từ khi có quyết định thay đổi. Việc tuân thủ thời hạn này giúp tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính, đồng thời giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp về trách nhiệm pháp lý giữa NĐDTPL cũ và mới, hay tranh chấp về hiệu lực của các giao dịch.

  • Nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ: Thủ tục thay đổi NĐDTPL cũng là dịp để doanh nghiệp rà soát, điều chỉnh và hoàn thiện các quy định nội bộ liên quan đến việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm của NĐDTPL, từ đó nâng cao tính hiệu quả và minh bạch trong quản trị.

Lời kết

Thủ tục thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật là quy trình pháp lý bắt buộc, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ để tránh rủi ro và đảm bảo tính pháp lý. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Kế Toán An Giang sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian nhất.